Vad innebär visselblåsning?
Visselblåsning innebär att någon med arbetsrelaterad koppling till en verksamhet slår larm till en intern visselblåsarfunktion eller en extern sådan i form av en uttalad myndighet om arbetsrelaterade oegentligheter och missförhållanden som har ett allmänintresse. Viktigt är att den som anmäler/rapporterar har skälig anledning att anta att uppgifterna är sanna. Den externa funktionen återfinns hos ett antal myndigheter som utsetts som behöriga. Visselblåsarlagen och visselblåsarfunktionen ska bland annat skydda visselblåsaren mot repressalier.
Vem kan använda sig av visselblåsarsystemet?
Utgångspunkten är att vederbörande fått tillgång till informationen i samband med arbetsrelaterad verksamhet.
- Arbetstagare
- Personer som gör en förfrågan om eller söker arbete
- Personer som söker eller utför volontärarbete
- Personer som söker eller fullgör praktik
- Personer som annars står till förfogande för att utföra eller utför arbete under en verksamhetsutövares kontroll och ledning
- Egenföretagare som söker eller utför uppdrag
- Personer som står till förfogande för att ingå eller ingår i företagets förvaltnings-, lednings, eller tillsynsorgan
- Aktieägare som står till förfogande för att vara eller som är verksamma i bolaget
Personer som inte inkluderas i de kategorier som uppges ovan, kan inte lämna anmälan/rapporter enligt det interna systemet, utan måste lämna rapport via standardkommunikationskanaler. Om villkoren i övrigt uppfylls, kan rapporter lämnas via det externa visselblåsarsystem som tillhandahålls av den svenska regeringen ( Förordning (2021:949) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden Svensk författningssamling 2021:2021:949 - Riksdagen ).
Vad kan anmälas/rapporteras genom det interna visselblåsarsystemet?
Systemet är till för att anmäla/rapportera överträdelser eller potentiella överträdelser inom ramen för visselblåsarlagen som begåtts av exempelvis anställda, ledning eller styrelse, bestående av handlingar eller underlåtenhet som:
A) utgör tjänstefel och där allmänintresset motiverar att det rapporteras, som tex:
o Överträdelser av tystnadsplikt
o Missbruk av finansiella medel
o Stöld
o Falskhet
o Förskingring
o Bedrägeri
o Mutor
o Överträdelser av branschsäkerhet
o Sexuella trakasserier
o Allvarliga trakasserier, tex. mobbning, våld och trakasserier pga. kön, funktionsnedsättning, ursprung samt politisk eller religiös tillhörighet.
B) Är olagliga enligt EU-lagstiftning inom ett antal specifika områden, bland annat:
o Offentlig upphandling
o Penningtvätt
o Produktsäkerhet och efterlevnad
o Transportsäkerhet
o Miljöskydd
o Folkhälsa
o Konsumentskydd
o Skydd av integritet och personuppgifter
o Säkerhet i nätverks- och informationssystem
Innehållet i anmälan – rapporten
För att underlätta utredning av den anmälda/rapporterade frågan är det viktigt att visselblåsaren beskriver överträdelsen på bästa möjliga sätt och tillhandahåller följande information:
- en beskrivning av ärendet,
- den eller de personer som berörs,
- om andra är medvetna om misstankarna i ärendet,
- om styrelsen känner till det,
- om det finns handlingar som stöder ärendet,
- om och var ytterligare information gällande ärendet kan hittas,
- hur länge ärendet har pågått,
- om visselblåsaren känner till några försök att dölja överträdelsen.
Uppenbara ogrundade rapporter kommer inte att undersökas ytterligare.
Hur kan en anmälan/rapport lämnas och vem kommer att ta emot rapporten?
Företaget har utsett en intern funktion som:
- kommer ta emot rapporterna och vara i kontakt med visselblåsaren,
- kommer att följa upp ärendena/rapporterna, och
- ge feedback till visselblåsaren.
Visselblåsarfunktionen består av HR-chef, alla rapporter behandlas konfidentiellt och personen omfattas av tystnadsplikt när det gäller informationen i ärendena/rapporterna.
Rapportering kan ske på något av följande sätt:
- Muntlig rapportering kan ske via telefon 0455-36 12 04. Via detta telefonnummer, som hanteras av HR-chef, kan också avtalas om möte för muntlig rapportering.
- Skriftlig rapportering kan ske via e-post elin.runbert@fabas.se som hanteras av HR-chef. Via denna e-post kan också önskemål om möte för muntlig rapportering framföras.
Skriftlig rapportering kan också ske till ATT: HR-chef, Förlags AB Albinsson & Sjöberg, Box 529, 371 23 Karlskrona. Via denna postadress kan också önskemål om möte för muntlig rapportering framföras (då krävs kontaktuppgifter så att ett möte kan bokas in).
Om rapporten avser områden som HR-chefen ansvarar för och/eller behandlar så görs anmälan/rapporteringen i stället till det externa visselblåsarsystemet – se längre ner i denna policy.
Återkoppling till visselblåsaren
När en anmälan/rapport om missförhållanden har gjorts, kommer mottagandet att bekräftas till uppgiven adress eller annan angiven kontaktuppgift inom sju dagar från mottagandet. Den rapporterande personen kan välja att avsäga sig bekräftelse.
Återkoppling till den rapporterande personen kommer att ske senast inom tre månader. Återkopplingen görs till uppgiven adress eller annan angiven kontaktuppgift. (Om det finns särskilda skäl och den rapporterande informerats kan tidsfristen för återkoppling förlängas till sex månader.)
Återkoppling innebär information om de åtgärder som Albinsson & Sjöberg vidtagit för att bedöma om de påståenden som framförts i anmälan/rapporten är korrekta och, i förekommande fall, för att motverka den rapporterade överträdelsen. Den återkoppling som visselblåsarfunktionen lämnar måste alltid följa reglerna i dataskyddslagstiftningen, vilket kan medföra begränsningar i fråga om innehållet i återkopplingen till visselblåsaren.
Anonymitet
En visselblåsare som vill anmäla ett ärende/lämna en rapport genom systemet kan göra det anonymt.
Albinsson & Sjöberg uppmuntrar visselblåsaren att ange sitt namn när hen skickar in en rapport så att utredaren kan ställa klargörande frågor och därefter ge feedback kring hur utredningen fortlöper.
Om visselblåsaren väljer att lämna en anonym rapport, rekommenderas det att visselblåsaren använder en privat dator eller till exempel en dator som finns på ett offentligt bibliotek. Viktigt att ange mail- eller postadress dit återkoppling ska ske.
Skydd av visselblåsare
Enligt visselblåsarlagen skyddas visselblåsare mot repressalier när de lämnar en anmälan/rapport via systemet. Sådant skydd gäller endast om följande villkor är uppfyllda:
- Den person som lämnar anmälan/rapport uppfyller villkoren för att betraktas som visselblåsare enligt rubriken Vem kan använda sig av visselblåsarsystemet? i denna policy.
- Visselblåsaren hade rimliga skäl att tro att anmälan/den rapporterade informationen var korrekt vid tidpunkten för rapporteringen.
- Den rapporterade informationen omfattas av tillämpningsområdet för visselblåsarlagen, alltså det som tas upp under rubriken Vad kan anmälas/rapporteras genom systemet? i denna policy.
Om visselblåsaren skickar in en anmälan/rapport där hen är fullt medveten om att den rapporterande informationen inte är korrekt, skyddas visselblåsaren inte mot repressalier. Beroende på omständigheterna kan det utgöra ett brott och visselblåsaren kan bli skadeståndsskyldig om visselblåsaren avsiktligt lämnat en falsk anmälan/rapport. Om visselblåsaren är anställd på Albinsson & Sjöberg, kan det leda till konsekvenser i hens anställning, tex. uppsägning.
Utöver den persongrupp som nämns i rubriken Vem kan använda sig av visselblåsarsystemet? i denna policy gäller skyddet även för följande personer:
- Förmedlare
- Tredje part som har anknytning till visselblåsaren och riskerar att bli föremål för repressalier i ett arbetsrelaterat sammanhang (tex. en arbetskollega)
- Företag och myndigheter som visselblåsaren äger eller arbetar för eller på annat sätt har anknytning till i ett arbetsrelaterat sammanhang (tex. ett företag som ägs av visselblåsaren).
Utlämnande av visselblåsarens identitet kommer enbart att göras efter uttryckligt medgivande från visselblåsaren. Dock får information utlämnas utan visselblåsarens medgivande till offentliga myndigheter om det är nödvändigt för att förbygga brott eller för att skydda de berörda personernas rätt till försvar. Om visselblåsarens identitet utlämnas utan medgivande, kommer hen att informeras om detta och få ta del av skälen till utlämnandet, såvida informationen inte skulle äventyra utredningarna eller ev. juridiska processer.
Visselblåsarens identitet kan också avslöjas i samband med ev. juridiska processer kopplade till ärendet.
Skydd av den berörda personen
Den/de personer som berörs av ärendet/rapporten har rätt till skydd för sin identitet under utredningen samt har rätt till ett försvar.
Albinsson & Sjöberg kommer i övrigt också att respektera den/de berörda personernas rättigheter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).
Externa visselblåsarsystemet
En visselblåsare som vill anmäla/rapportera ett ärende kan välja att inte rapportera enligt det interna systemet utan i stället välja att skicka in rapporten till lämpligt externt visselblåsarsystem som utsetts av den svenska regeringen, det här tex. om visselblåsaren befarar repressalier. Förordning (2021:949) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden Svensk författningssamling 2021:2021:949 - Riksdagen
Datasäkerhet och datalagring
Ärenden/rapporter lagras så länge som det är nödvändigt och förenligt för att uppfylla kraven i svensk lag.
Albinsson & Sjöberg kommer att radera rapporterna 60 dagar efter att ärendet är avslutat, såvida det inte finns legitima skäl att fortsätta lagringen.
Om ärendet rapporteras till någon myndighet, tex. Polisen kommer rapporten att raderas när ärendet helt har avslutats av myndighet-/erna.
Om en disciplinär påföljd genomförs mot den rapporterade personen utifrån de insamlade uppgifterna, eller om det finns andra skäl som motiverar och kräver fortsatt lagring av uppgifterna om den berörda personen, om en anställd är inblandad, kommer sådana uppgifter att lagras i den anställdes personakt.